Glossaire : SA/SP, coût page, BPU, DUME… les mots du concessionnaire

Comparatif entre ce que le client paie aujourd'hui pour ses copieurs et imprimantes et ce qu'il paierait avec l'offre du concessionnaire, sur les mêmes volumes.

En pratique : C'est la pièce centrale d'une offre de copieurs : elle montre l'économie par mois et par an, ou ce que le client gagne à coût égal.

La SA/SP en détail, avec un exemple chiffré

Prix facturé pour chaque page imprimée ou copiée, distinct en noir et blanc et en couleur. Il couvre en général la maintenance, les pièces, la main-d'œuvre et le toner, hors papier.

En pratique : Facturé sur relevé des compteurs, souvent chaque trimestre. Dans une SA/SP, les coûts page se comparent à volumes égaux.

Formule où le client paie un montant fixe pour un nombre de pages compris ; les pages au-delà sont facturées à un prix convenu.

En pratique : Le forfait rassure sur le budget ; vérifiez que le volume compris correspond à l'usage réel du client.

Contrat par lequel un loueur, établissement financier, achète le matériel au fournisseur et le loue au client contre un loyer, sur une durée fixe.

En pratique : Le client paie le loyer au loueur et le coût page au concessionnaire. Le contrat n'est en général pas résiliable avant son terme : en sortir coûte au moins les loyers restants, souvent majorés d'une indemnité prévue au contrat.

Le loueur (ou leaser) finance le matériel en location financière. Sa grille donne, pour chaque durée et chaque tranche de montant, le coefficient qui transforme le montant financé en loyer.

En pratique : Loyer = montant financé × coefficient de la grille. Dans Winalys, les grilles de vos loueurs sont saisies une fois ; le moteur de prix en tire le loyer.

Le nouveau fournisseur prend en charge les loyers restant dus sur le contrat en cours du client, pour qu'il puisse changer de matériel avant le terme.

En pratique : Le solde est en général intégré au nouveau financement. Il doit apparaître dans la SA/SP : le client doit savoir ce qu'il paie, et pour quoi.

Clause qui fait évoluer les prix du contrat dans le temps, le plus souvent le coût page : hausse d'un pourcentage fixe chaque année, ou révision selon un indice.

En pratique : Un contrat ancien a souvent déjà été indexé : c'est le prix facturé aujourd'hui qu'il faut comparer. Dans Winalys, l'indexation d'une offre se choisit : prix fermes, pourcentage annuel ou indice.

L'ensemble des machines en place chez les clients d'un concessionnaire, avec leurs contrats, leurs compteurs et leurs dates de fin.

En pratique : Le parc fait les renouvellements : une fin de contrat qui approche est une affaire à préparer, chez vos clients comme chez ceux des concurrents.

Le journal officiel des avis de marchés publics en France. L'État, les collectivités et leurs établissements publics y publient une partie de leurs avis à partir de 90 000 € HT (ou dans un journal d'annonces légales, sous les seuils européens), et toujours au-dessus des seuils européens.

En pratique : C'est la première source de veille d'un concessionnaire, avec les avis d'attribution, qui disent qui a gagné.

La veille des appels d'offres de la bureautique

La version en ligne du supplément au Journal officiel de l'Union européenne : les avis de marchés au-dessus des seuils européens, de tous les pays de l'Union.

En pratique : Utile pour les grands marchés, et pour les concessionnaires proches d'une frontière.

La plateforme en ligne où l'acheteur public met le DCE à disposition et reçoit les candidatures et les offres, par voie électronique.

En pratique : Chaque acheteur a la sienne, où il faut souvent créer un compte. On y pose aussi ses questions pendant la consultation.

L'ensemble des documents que l'acheteur fournit aux candidats pour préparer leur réponse : règlement de la consultation, cahiers des clauses, cadre de prix, acte d'engagement.

En pratique : Il se télécharge sur le profil d'acheteur, souvent en archive ZIP. Surveillez les rectificatifs : le DCE peut changer en cours de consultation.

Le document qui fixe les règles de la consultation : procédure, lots, date limite, pièces à fournir, critères de jugement des offres et leur pondération.

En pratique : C'est la première pièce à lire : elle dit ce qui sera noté, et le plan du mémoire technique en découle.

La pièce du marché qui en fixe les règles administratives et financières : durée, prix et révision des prix, pénalités, modalités de paiement.

En pratique : Pour des copieurs : pénalités de retard d'intervention, formule de révision du coût page, conditions de fin de marché.

La pièce du marché qui décrit le besoin technique : matériels, fonctions, volumes, niveau de service attendu.

En pratique : Il fournit la plupart des lignes de la matrice de conformité.

Le document où le candidat indique un prix pour chaque unité de fourniture ou de service prévue par le marché.

En pratique : Pour des copieurs : loyer par modèle, coût page noir et couleur, installation, formation.

Le tableau qui applique les prix unitaires du BPU à des quantités estimées par l'acheteur, pour obtenir un montant qui permet de comparer les offres.

En pratique : Les quantités sont des estimations : en général, le marché est payé sur les quantités réellement commandées. Une erreur de coût page s'y voit multipliée.

Le document qui détaille, poste par poste, un prix global et forfaitaire.

En pratique : Plus rare dans les marchés de copieurs, qui se paient surtout à l'unité.

Le formulaire de candidature qui identifie le candidat, ou les membres d'un groupement et leur mandataire, et les lots visés.

En pratique : Formulaire proposé par la Direction des affaires juridiques du ministère de l'Économie ; son usage n'est pas obligatoire, et le DUME peut le remplacer.

Le formulaire où chaque candidat, ou chaque membre d'un groupement, présente sa situation et ses capacités : chiffre d'affaires, effectifs, moyens, références.

En pratique : Il se remplit à partir du dossier administratif de l'entreprise, à tenir à jour d'une consultation à l'autre.

La déclaration sur l'honneur, harmonisée au niveau européen, par laquelle l'entreprise atteste de sa situation et de ses capacités. Elle peut remplacer le DC1 et le DC2.

En pratique : Depuis le 1er avril 2018, les acheteurs sont tenus d'accepter un DUME transmis sous forme électronique.

Le formulaire par lequel l'acheteur informe le candidat qu'il envisage de lui attribuer le marché, et lui demande les pièces justificatives avant la signature.

En pratique : Les pièces (attestations fiscales et sociales notamment) sont à fournir dans le délai indiqué, sous peine de voir l'offre écartée.

La pièce par laquelle le candidat présente son offre et s'engage à exécuter le marché ; signée par l'acheteur, elle le conclut. L'ATTRI1 en est le modèle proposé par la Direction des affaires juridiques.

En pratique : Les montants qu'on y reporte doivent concorder avec le bordereau de prix.

Le document où le candidat explique comment il exécutera le marché : moyens, organisation, méthodes, délais. Il sert à noter la valeur technique de l'offre.

En pratique : Son plan suit les critères du règlement de la consultation, dans le même ordre.

Le mémoire technique d'un marché de copieurs

Le tableau qui reprend chaque exigence du cahier des charges et indique, pour chacune, si l'offre y répond, comment, et où se trouve la preuve.

En pratique : Parfois demandée par l'acheteur, toujours utile au candidat pour ne rien oublier.

Construire une matrice de conformité : méthode et exemple

L'avis publié après la signature d'un marché, qui en fait connaître le titulaire. Au-dessus des seuils européens, l'acheteur l'envoie à la publication dans les 30 jours qui suivent la signature.

En pratique : Avec la durée du marché, il donne la date probable de la prochaine consultation.