Guide · Marchés publics
Répondre à un appel d'offres de copieurs : le guide du concessionnaire
Mairies, hôpitaux, lycées, intercommunalités : les acheteurs publics louent et font entretenir leurs copieurs multifonctions par appel d'offres, pour plusieurs années. Pour un concessionnaire bureautique, ce sont des affaires régulières, à condition de voir passer les avis, de répondre dans les règles et de chiffrer juste.
Ce guide suit une consultation de bout en bout : trouver l'avis, lire le dossier, constituer la candidature, remplir les bordereaux de prix, écrire le mémoire technique, puis passer l'attribution. Il ne remplace pas la lecture du règlement de chaque consultation, qui fait foi.
Par Ramy Hamadé, fondateur de Winalys · Mis à jour le
Essayer 7 jours gratuitementCe que les acheteurs publics demandent
Un marché de copieurs porte en général sur :
- la location ou l'achat de multifonctions, du A4 noir et blanc au A3 couleur ;
- la maintenance au coût page, consommables compris (le papier, en général, ne l'est pas) ;
- l'installation, la formation des utilisateurs, parfois la reprise du parc en place ;
- souvent aussi un logiciel de gestion des impressions (impression sécurisée par badge, comptabilisation par service) et des exigences environnementales.
Le marché est souvent découpé en lots (par site, par type de matériel) et passé pour plusieurs années, parfois sous forme d'accord-cadre. Le prix se compose en général d'un prix par machine (loyer ou achat) et d'un coût page noir et couleur.
Trouver les avis : BOAMP, TED et profils d'acheteurs
Les avis de marché se trouvent à trois endroits :
| Source | Ce qu'on y trouve | À savoir |
|---|---|---|
| BOAMP | Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics | L'État, les collectivités et leurs établissements publics y publient une partie de leurs marchés à partir de 90 000 € HT (ou dans un journal d'annonces légales, sous les seuils européens), et toujours au-dessus des seuils européens |
| TED | Tenders Electronic Daily, le supplément au Journal officiel de l'Union européenne | Les marchés au-dessus des seuils européens, de toute l'Union |
| Profil d'acheteur | La plateforme de l'acheteur, où il met le DCE en ligne et reçoit les réponses | On y télécharge le DCE et on y dépose sa réponse ; les petits marchés n'ont parfois pas d'autre publicité |
Sous 90 000 € HT, l'acheteur choisit librement sa publicité, et sous 60 000 € HT (fournitures et services, depuis le 1er avril 2026), il peut même attribuer sans publicité ni mise en concurrence : le marché de copieurs d'une petite commune peut ne jamais passer au BOAMP. D'où l'intérêt de connaître les acheteurs de sa zone.
Les mots-clés qui fonctionnent
Les acheteurs ne décrivent pas tous leur besoin avec les mêmes mots. Une veille efficace combine :
- des mots-clés : copieur, photocopieur, multifonction, reprographie, impression, imprimante, traceur ;
- les codes CPV du métier, par exemple 30121100 (photocopieurs), 50313200 (entretien de photocopieurs), 79520000 (services de reprographie) ou 30232110 (imprimantes laser) ;
- des mots exclus, pour écarter le bruit : une « salle multifonction » est souvent un bâtiment, pas une machine.
Suivez aussi les avis d'attribution : ils disent qui a gagné, pour combien de temps, et donc quand le marché reviendra.
Anticiper le renouvellement
Un marché de copieurs revient à son terme. L'avis d'attribution, que l'acheteur envoie à la publication au plus tard 30 jours après la signature pour les marchés au-dessus des seuils européens, et la durée du marché donnent la date probable de la prochaine consultation.
Le bon moment pour rencontrer l'acheteur se situe bien avant la publication : il prépare son cahier des charges des mois à l'avance et peut consulter les entreprises en amont (le sourçage). Un an avant l'échéance n'est pas trop tôt.
C'est le calcul que fait l'échéancier de Winalys, à partir des marchés publiés depuis 2015.
Lire le DCE : RC, CCAP, CCTP
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) rassemble les pièces que l'acheteur met à disposition. Pour un marché de copieurs, on y trouve en général :
| Pièce | Ce qu'elle contient | Ce qu'il faut y chercher |
|---|---|---|
| RC (règlement de la consultation) | Les règles de la compétition : procédure, lots, date limite, pièces à fournir, critères de jugement et leur pondération | La date et l'heure limites, une visite obligatoire, les variantes autorisées, le poids du prix face à la valeur technique |
| CCAP (clauses administratives particulières) | Les règles du contrat : durée, prix et révision, pénalités, paiement | Les pénalités de retard d'intervention, la formule de révision du coût page, la fin du marché |
| CCTP (clauses techniques particulières) | Le besoin technique : machines, fonctions, volumes, niveau de service | Les exigences minimales (format, couleur, vitesse, finition), les délais d'intervention, l'environnement |
| BPU, DQE ou DPGF | Le cadre de la réponse financière | Les lignes à chiffrer, les unités et les quantités estimées |
| AE (acte d'engagement) | Le document qui porte l'offre et engage le candidat | Les montants à reporter, les lots, la durée |
Lisez le RC en premier : il dit ce qui sera noté. Un marché noté à 60 % sur la valeur technique ne se gagne pas avec le seul prix, et inversement.
Reprenez ensuite chaque exigence du CCTP dans une matrice de conformité, pour vérifier ligne par ligne que votre solution y répond.
La candidature : DC1, DC2, DUME
La candidature montre que l'entreprise peut exécuter le marché. Elle comprend en général :
- le DC1, lettre de candidature, qui identifie le candidat (ou les membres du groupement et leur mandataire) et les lots visés ;
- le DC2, déclaration du candidat : chiffre d'affaires, effectifs, moyens, références ;
- ou, à la place des deux, le DUME, document unique de marché européen, que tout acheteur est tenu d'accepter sous sa forme électronique ;
- les pièces demandées par le RC : attestation d'assurance, références de marchés comparables, certifications.
Le DC1 et le DC2 sont des formulaires proposés par la Direction des affaires juridiques du ministère de l'Économie : leur usage n'est pas obligatoire, mais la plupart des acheteurs les attendent ou les acceptent.
Tenez à jour les pièces qui expirent : attestation de vigilance de l'URSSAF, attestation de régularité fiscale, extrait Kbis, attestation d'assurance. L'acheteur les demandera au candidat retenu, dans un délai court.
Les prix : BPU, DQE ou DPGF
La réponse financière se fait dans le cadre imposé par l'acheteur, sans le modifier :
| Document | Principe | Dans un marché de copieurs |
|---|---|---|
| BPU (bordereau des prix unitaires) | Un prix pour chaque unité : une machine, une page, une prestation | Loyer par modèle, coût page noir et couleur, installation, formation |
| DQE (détail quantitatif estimatif) | Les prix du BPU multipliés par des quantités estimées par l'acheteur | Nombre de machines × loyer, volumes × coût page : le montant qui sert à comparer les offres |
| DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) | Le détail d'un prix forfaitaire, poste par poste | Plus rare : quand l'acheteur demande un prix global pour un parc défini |
Le DQE fait souvent la note de prix : une erreur de coût page, multipliée par des centaines de milliers de pages, décide du classement. Vérifiez les unités (au mois ou au trimestre, à la page ou aux mille pages) et le nombre de décimales demandé.
Reportez ensuite les montants demandés dans l'acte d'engagement, sur le modèle de l'acheteur ou le formulaire ATTRI1, en vérifiant qu'ils concordent avec le bordereau.
Le mémoire technique d'un marché de copieurs
Le mémoire technique décrit comment vous exécuterez le marché ; c'est lui qui porte la note de valeur technique. Son plan suit les critères et sous-critères du RC, dans le même ordre et avec les mêmes intitulés : l'acheteur note plus facilement ce qu'il retrouve.
Pour un marché de copieurs, on y attend en général :
- les matériels proposés et leur adéquation au CCTP, fiches techniques en annexe ;
- l'organisation du service : délai d'intervention, techniciens, stock de pièces, relevé des compteurs, livraison des consommables ;
- le déploiement : planning d'installation, reprise de l'ancien parc, formation des agents ;
- la démarche environnementale : consommation d'énergie, collecte et recyclage des consommables, fin de vie des machines ;
- le suivi du marché : interlocuteur dédié, bilans d'utilisation, réunions de suivi.
Évitez le mémoire passe-partout recopié d'un marché à l'autre : l'acheteur le voit, et les exigences propres à sa consultation restent sans réponse.
Après l'attribution : NOTI1, pièces, notification
Quand votre offre est classée première, l'acheteur vous adresse en général un NOTI1 (information au candidat retenu) : il envisage de vous attribuer le marché et vous demande les pièces justificatives, dans un délai qu'il fixe. Sans elles, l'offre peut être écartée au profit de la suivante.
Les candidats écartés sont informés du rejet et de ses motifs ; en procédure formalisée, au moins onze jours séparent cette information de la signature du marché (seize jours si elle n'est pas envoyée par voie électronique). Le marché est ensuite signé et notifié, puis, au-dessus des seuils européens, l'avis d'attribution est publié.
Perdu ? Demandez les motifs du rejet et les caractéristiques de l'offre retenue : c'est la meilleure préparation pour la prochaine fois.
Ce que Winalys fait à chaque étape
Avec l'option Appels d'offres, Winalys suit la consultation de l'avis au dépôt :
| Étape | Dans Winalys (option Appels d'offres) |
|---|---|
| Trouver les avis | Veille BOAMP par mots-clés, mots exclus et départements ; en plus, si vous le souhaitez, les avis TED des copieurs et de l'impression, filtrés par départements et mots exclus ; alertes par e-mail, rappels à J-7 et J-2 de la date limite des avis suivis |
| Anticiper | Échéancier des marchés qui reviennent : historique depuis 2015, titulaires, relance estimée |
| Lire le DCE | Le DCE, archive ZIP comprise, lu par l'IA : objet, lots, volumes, critères et pondération, dates, visite obligatoire, pièces à fournir |
| Vérifier la conformité | Grille de conformité : une ligne par exigence avec sa source, réponse proposée, statuts, export CSV ou Word |
| Candidater | DC1 et DC2 pré-remplis (Word) depuis votre dossier administratif, aide au DUME, alerte avant expiration des attestations |
| Chiffrer | BPU, DPGF et DQE du DCE pré-remplis par l'IA avec votre identité et les prix de votre offre, à relire ; acte d'engagement d'après le modèle de l'acheteur ou l'ATTRI1 |
| Rédiger | Mémoire technique sur un plan calé sur les critères du RC, à relire, export Word |
| Déposer | Le dossier de réponse complet en un ZIP, avec la liste de ce qui manque encore |
| Après le NOTI1 | Les pièces demandées, rassemblées avec une lettre d'envoi |
Questions fréquentes
Comment trouver les appels d'offres de copieurs ?
Sur le BOAMP, qui publie une partie des marchés de l'État et des collectivités dès 90 000 € HT (BOAMP ou journal d'annonces légales, au choix de l'acheteur) et tous ceux au-dessus des seuils européens (BOAMP et JOUE) ; sur TED pour les marchés européens ; et sur les profils d'acheteurs. Cherchez par mots-clés (copieur, photocopieur, multifonction, reprographie, impression) et par codes CPV, comme 30121100 pour les photocopieurs. Une veille automatique évite de refaire la recherche chaque jour.
Quels documents fournir pour répondre à un appel d'offres ?
La candidature (DC1 et DC2, ou le DUME, et les pièces demandées par le règlement de la consultation) et l'offre : acte d'engagement, bordereau de prix (BPU, DQE ou DPGF), mémoire technique et documents techniques demandés, comme les fiches des matériels. La liste exacte est dans le règlement de chaque consultation.
Qui doit remplir le DC2 ?
Chaque candidat. En groupement, chaque membre remplit son propre DC2, tandis que le DC1 est commun : il désigne le mandataire du groupement. Le DUME peut remplacer les deux.
Quelle différence entre BPU, DQE et DPGF ?
Le BPU donne un prix par unité (un loyer par modèle, un coût page). Le DQE multiplie ces prix par des quantités estimées par l'acheteur, pour comparer les offres. La DPGF détaille un prix global et forfaitaire. Dans les marchés de copieurs, on rencontre surtout le BPU, souvent accompagné d'un DQE.
Qu'est-ce que le NOTI1 ?
C'est le formulaire par lequel l'acheteur informe le candidat retenu qu'il envisage de lui attribuer le marché, et lui demande les pièces justificatives (attestations fiscales et sociales notamment) avant la signature. Il faut les fournir dans le délai indiqué.
À lire aussi
- Matrice de conformité La matrice de conformité d'un appel d'offres : à quoi elle sert, comment la construire depuis le DCE, exemple sur un marché de copieurs, pièges à éviter.
- Veille appels d'offres Veille BOAMP et TED pour les copieurs et l'impression : mots-clés, départements, alertes, et l'échéancier des marchés qui reviennent, depuis 2015.
- Glossaire SA/SP, coût page, reprise de solde, DCE, CCTP, BPU, DPGF, DQE, DUME, DC1, NOTI1… Les mots du concessionnaire bureautique, définis simplement.
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