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La SA/SP : comparer la situation actuelle et la situation proposée d'un client copieur
La SA/SP (situation actuelle / situation proposée) est le comparatif qu'un concessionnaire bureautique présente à son prospect : d'un côté ce que le client paie aujourd'hui pour ses copieurs et ses imprimantes, de l'autre ce qu'il paiera avec votre offre, et l'écart entre les deux.
C'est souvent elle qui fait signer. Voici ce qu'elle contient, comment la construire chiffres à l'appui, et les erreurs qui la font perdre.
Par Ramy Hamadé, fondateur de Winalys · Mis à jour le
Essayer 7 jours gratuitementQu'est-ce qu'une SA/SP ?
Le sigle se lit « situation actuelle, situation proposée ». On écrit aussi SASP, ou l'on parle d'étude comparative. C'est un document court, souvent une seule page, que le commercial remet avec son offre ou présente en rendez-vous.
En une phrase
La SA/SP met face à face, poste par poste, le coût complet de l'équipement actuel du client et celui de la solution proposée, sur les mêmes volumes, pour montrer l'économie par mois et par an.
Elle ne remplace pas l'offre commerciale : elle la justifie. L'offre dit ce que vous vendez ; la SA/SP dit ce que le client y gagne. Un client change rarement de fournisseur pour une machine plus récente : il change pour une situation plus claire, moins chère, ou pour un meilleur service au même prix.
Ce que contient une SA/SP
Une SA/SP complète compare les mêmes postes des deux côtés :
| Poste | Situation actuelle | Situation proposée |
|---|---|---|
| Matériel | Modèles en place, âge, fin de contrat | Modèles proposés, options et accessoires |
| Financement | Location financière (loyer, durée, loueur) ou matériel acheté | Location financière ou achat comptant |
| Loyer | Loyer mensuel ou trimestriel en cours | Nouveau loyer, sur la durée proposée |
| Coût page noir et blanc | Prix unitaire facturé aujourd'hui | Prix unitaire proposé |
| Coût page couleur | Prix unitaire facturé aujourd'hui | Prix unitaire proposé |
| Volumes | Pages réellement imprimées par mois | Les mêmes volumes, pour comparer à périmètre égal |
| Forfait | Pages comprises et prix des pages en plus | Forfait proposé, s'il y en a un |
| Indexation | Hausse prévue au contrat | Prix fermes, pourcentage annuel ou indice |
| Solde du contrat | Loyers restant dus jusqu'au terme | Reprise du solde, intégrée ou non au nouveau financement |
| Total | Coût par mois et par an | Coût par mois et par an, et l'économie |
Deux règles tiennent le tout : les mêmes volumes des deux côtés, sinon la comparaison ne vaut rien, et le coût complet, loyer et pages, jamais le loyer seul.
D'où viennent les chiffres de la situation actuelle
La situation actuelle se lit sur les documents du client :
- La facture de loyer : le montant, sa périodicité, le loueur, parfois la liste des machines.
- La facture de maintenance ou de coût page : les compteurs relevés, les prix unitaires noir et couleur, donc les volumes réels.
- Le contrat : la date de début, la durée, la clause d'indexation, les conditions de sortie.
Prenez les volumes sur plusieurs relevés quand c'est possible : un seul trimestre peut tomber sur une période creuse ou chargée. Et un contrat signé il y a quelques années a souvent déjà été indexé : c'est le prix facturé aujourd'hui qui compte, pas celui du départ.
Exemple chiffré
Exemple fictif, pour illustrer le calcul : un cabinet équipé d'un multifonction A3 couleur, qui imprime 6 000 pages noir et blanc et 1 500 pages couleur par mois.
| Poste, par mois | Situation actuelle | Situation proposée |
|---|---|---|
| Loyer | 312,00 € | 265,00 € |
| Pages noir et blanc (6 000) | 6 000 × 0,0065 € = 39,00 € | 6 000 × 0,0049 € = 29,40 € |
| Pages couleur (1 500) | 1 500 × 0,065 € = 97,50 € | 1 500 × 0,049 € = 73,50 € |
| Total par mois | 448,50 € | 367,90 € |
Sur cinq ans, à volumes constants et à conditions actuelles inchangées, l'écart atteint 4 836 € HT : c'est ce chiffre que le client retient.
Ajoutez maintenant une reprise de solde : si le client doit encore 6 loyers à son loueur (6 × 312,00 € = 1 872,00 €) et que vous reprenez ce solde dans le nouveau financement, le nouveau loyer augmente en conséquence. La SA/SP doit le montrer, pas le cacher : l'économie reste réelle si elle tient compte du solde.
Location financière ou achat : ce qui change
En location financière, le client paie un loyer à un loueur (un établissement financier) pendant une durée fixée au contrat, et un coût page au concessionnaire pour la maintenance et les consommables. La SA/SP compare alors deux loyers et deux coûts page.
En achat comptant, il n'y a pas de loyer : le matériel est payé une fois. Pour comparer à une location, ramenez le prix d'achat au mois sur la durée d'utilisation prévue, et gardez le coût page à part.
Un contrat de location financière n'est en général pas résiliable avant son terme : en sortir plus tôt coûte au moins les loyers restants, souvent majorés d'une indemnité prévue au contrat. D'où la reprise de solde, souvent la clé d'une SA/SP gagnante.
Les erreurs qui font perdre une SA/SP
- Comparer des volumes différents. Si la situation proposée est calculée sur des volumes plus bas que les volumes réels, l'économie est fausse, et le client s'en aperçoit à la première facture.
- Oublier l'indexation. Côté actuel, prenez le prix facturé aujourd'hui ; côté proposé, dites clairement si vos prix sont fermes ou indexés, et comment.
- Passer le solde sous silence. Un client qui découvre après coup qu'il doit encore des loyers à son ancien loueur ne vous fera plus confiance. Chiffrez le solde, et dites qui le paie.
- Comparer le loyer seul. Un loyer plus bas avec un coût page plus haut peut coûter plus cher au total. Comparez toujours le coût complet.
- Oublier une machine. Une imprimante de bureau, un second copieur à l'étage : tout ce qui est facturé apparaît des deux côtés, ou est exclu noir sur blanc.
- Promettre une économie qu'on ne tiendra pas. La SA/SP reste la référence du client pendant tout le contrat. Mieux vaut une économie plus modeste, et tenue.
Faire une SA/SP dans Winalys, en 5 étapes
Winalys prépare la SA/SP à partir des documents du client et de son moteur de prix :
- Déposez la facture ou le contrat du concurrent. L'IA lit les machines, les loyers, les coûts page, les volumes et la fin de contrat, et chaque modèle est rapproché du catalogue commun ; un rapprochement douteux vous est soumis. Vous relisez avant d'appliquer.
- Composez la situation proposée. Le moteur de prix calcule en location financière, avec les grilles de vos loueurs, ou en achat comptant : loyer et coût page ou forfait, indexation, reprise du solde.
- Ajustez dans les deux sens. Vous fixez votre marge et Winalys donne le loyer, ou vous visez un loyer et Winalys trouve la marge.
- Proposez des variantes (formule Pro) : achat ou location, 36 ou 60 mois, milieu ou haut de gamme, dans la même offre.
- Envoyez et suivez. L'offre part en page web et en PDF à vos couleurs, SA/SP comprise. Vous êtes prévenu dès que le client l'ouvre, vous voyez ce qu'il a lu, et Winalys vous dit quand relancer ; le client répond « Je suis intéressé », ou signe en ligne (formule Pro).
Questions fréquentes
Que veut dire SA/SP en bureautique ?
SA/SP signifie « situation actuelle, situation proposée ». C'est le comparatif qu'un concessionnaire bureautique présente à un prospect : le coût complet de ses copieurs et imprimantes aujourd'hui (loyer, coût page, volumes, contrat en cours) face au coût de la solution proposée, avec l'économie par mois et par an.
Quelle différence entre une SA/SP et un devis ?
Le devis dit ce que vous vendez et à quel prix. La SA/SP compare ce prix à ce que le client paie déjà, sur les mêmes volumes, pour montrer ce qu'il y gagne. Dans une offre de copieurs, les deux vont ensemble : la SA/SP justifie le devis.
Faut-il intégrer la reprise de solde dans la SA/SP ?
Oui, dès qu'elle fait partie de l'offre. Le solde repris pèse sur le nouveau financement : la SA/SP doit le montrer. Si le client garde son solde à payer, dites-le aussi, pour qu'il compare en connaissance de cause.
Où trouver les chiffres de la situation actuelle ?
Sur la facture de loyer, la facture de maintenance ou de coût page, et le contrat du client : loyer, loueur, prix unitaires noir et couleur, volumes relevés, date de fin, clause d'indexation. Dans Winalys, l'IA lit ces documents et remplit la situation actuelle, que vous relisez.
Quel logiciel pour faire une SA/SP ?
Un logiciel qui lit la situation actuelle et connaît les calculs du métier. Conçu pour les concessionnaires bureautique, Winalys prépare la SA/SP à partir de la facture du concurrent lue par l'IA et de son moteur de prix : location financière ou achat, loyer et coût page ou forfait, indexation, reprise de solde. Le commercial garde la main : il relit, choisit la solution et ajuste la marge.
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