Coût page d'un copieur : le calculer, le comparer à un forfait

Dans une offre de copieur, le loyer se voit ; le coût page, lui, se paie à chaque relevé de compteur, pendant toute la durée du contrat. C'est souvent lui qui fait la différence entre deux offres, ou qui la défait quand les volumes ont été mal lus. Cet article reprend le calcul du coût page, du prix de revient au prix proposé, puis sa comparaison avec un forfait.

Tous les montants de cet article sont ceux d'un exemple fictif, choisis pour que le calcul se suive. Ils ne décrivent ni un marché, ni un fabricant, ni un tarif réel.

Ce que couvre le coût page

Le coût page est le prix facturé pour chaque page imprimée ou copiée, relevé au compteur de la machine. Il rémunère la maintenance : ce que coûte le fait que la machine imprime.

Le coût page se donne presque toujours séparément en noir et blanc et en couleur, parce que le coût de revient n'a rien à voir : une page couleur fait appel à quatre toners au lieu d'un, et elle est en général bien plus couverte qu'une page de texte.

Calculer le coût page que vous proposez

Le coût page proposé part d'un coût de revient, auquel vous ajoutez votre marge. Le coût de revient se décompose en trois parts.

1. 1Les consommables. Prix d'achat de la cartouche divisé par son rendement. Les rendements publiés par les constructeurs sont mesurés selon des normes (ISO/IEC 19752 pour le noir, ISO/IEC 19798 pour la couleur) sur des pages types peu couvertes. Chez un client qui imprime des visuels, le rendement réel est plus bas : prévoyez-le.
2. 2Les pièces d'usure. Prix de chaque pièce divisé par sa durée de vie en pages.
3. 3Le service. Le temps passé par vos techniciens et les déplacements, ramenés au volume de pages du parc que vous entretenez.

La marge, ici, est la différence entre les deux dernières lignes. Elle doit couvrir ce que vous ne voyez pas encore : un client qui imprime plus couvert que prévu, une machine qui tombe plus souvent en panne, un site éloigné.

Les volumes : sans eux, le coût page ne dit rien

Un coût page n'a de sens que multiplié par un volume. Une erreur de volume fausse toute la comparaison, dans un sens ou dans l'autre. Les meilleures sources, dans l'ordre :

1. 1Les factures de maintenance du concurrent, qui portent en général les relevés de compteurs et les pages facturées sur la période.
2. 2Deux relevés de compteur de la même machine, à des dates connues. Le volume annuel se calcule ainsi : (compteur 2 − compteur 1) × 365 ÷ nombre de jours entre les deux relevés. Par exemple, 21 000 pages en 84 jours font environ 91 000 pages par an.
3. 3L'estimation du client, à défaut. Elle est souvent fausse, et rarement dans le bon sens.

Méfiez-vous des saisons : un établissement scolaire imprime peu en juillet et beaucoup en septembre. Deux relevés pris sur une période trop courte ou trop particulière donnent un volume annuel trompeur.

Coût page ou forfait

Le forfait remplace le paiement à la page par une redevance fixe qui comprend un nombre de pages par période. Au-delà, chaque page supplémentaire est facturée à un prix de dépassement.

Pour comparer un forfait à un coût page, il faut donc les mêmes volumes des deux côtés, dépassements compris. Un forfait « tout compris » peut sembler moins cher qu'un coût page jusqu'à ce qu'on ajoute les pages en dépassement de l'année écoulée.

Coût page ou forfait : un exemple chiffré

Prenons le même parc fictif : 90 000 pages noir et blanc et 18 000 pages couleur par an. D'un côté, le coût page calculé plus haut ; de l'autre, un forfait de 330 € par trimestre qui comprend 20 000 pages noir et blanc et 3 000 pages couleur par trimestre, avec un prix de dépassement de 0,0090 € en noir et de 0,0800 € en couleur.

Ici, le forfait coûte 180 € de plus par an, et ce sont les dépassements couleur qui font la différence. Avec 20 % de pages en moins (72 000 en noir, 14 400 en couleur), le coût page tomberait à 1 368 €, quand le forfait coûterait encore 1 512 € : la redevance ne baisse pas avec les volumes. Un forfait se justifie quand les volumes sont stables et proches des pages comprises, ou quand le client préfère un budget fixe à quelques euros d'écart.

Dans une offre de remplacement, ce calcul entre dans la comparaison entre ce que le client paie aujourd'hui et ce que vous lui proposez : c'est l'objet de la SA/SP, dont le guide de la SA/SP détaille la méthode et un exemple complet.

Les pièges du coût page

• Comparer un coût page à un forfait sans les volumes. Le client compare alors deux prix qui ne mesurent pas la même chose.
• Oublier les dépassements facturés par le concurrent sur les douze derniers mois : ils font partie de ce que le client paie aujourd'hui.
• Ignorer l'indexation. Un coût page révisé chaque année, en pourcentage ou selon un indice, n'est plus le même au bout de trois ans. Dites si vos prix sont fermes ou révisables, et comment.
• Sous-estimer la couleur. Le volume couleur augmente souvent quand le client passe d'une machine noir et blanc à une machine couleur.
• Oublier un minimum de facturation. Certains contrats facturent un volume minimum par période : il faut le voir dans la situation actuelle, et le dire dans la situation proposée.
• Mélanger le solde du contrat en cours avec la comparaison. La reprise de solde est un sujet de financement : présentez-la à part, pour que l'économie reste lisible.

Ce que fait Winalys

Dans la SA/SP de Winalys, la situation actuelle reprend le loyer, les coûts page noir et couleur, les volumes annuels et les dépassements facturés sur 12 mois ; deux relevés de compteur suffisent pour calculer un volume annuel. L'IA peut lire la facture ou le contrat du concurrent pour la remplir, et vous relisez la lecture avant de l'appliquer. Côté proposition, le moteur de prix calcule en coût page ou en forfait, avec pages incluses et prix de dépassement, en location financière ou en achat, indexation comprise. Si les volumes de vos modèles ne correspondent pas à ceux de la situation actuelle, une alerte le signale.