Renouveler un marché public de copieurs : s'y prendre 12 mois avant

Un marché de copieurs se gagne rarement le jour où l'avis paraît. Quand le dossier de consultation est en ligne, l'acheteur a déjà décidé du nombre de machines, des formats, des volumes, du niveau de service et du poids du prix dans la note. Le concessionnaire qui découvre l'avis ce jour-là répond à un besoin écrit sans lui ; celui qui s'y est pris un an avant a pu comprendre ce besoin, et parfois aider l'acheteur à mieux le décrire.

Cet article donne un échéancier de travail pour les douze mois qui précèdent la publication, et les sources qui permettent de savoir quand un marché va revenir.

Pourquoi douze mois

Un acheteur public ne rédige pas son cahier des charges la veille. Avant de publier, il fait le bilan du marché en cours, recense ses besoins auprès des services, consulte parfois les entreprises, rédige le dossier, le fait valider, puis le publie. Viennent ensuite le délai de réponse, l'analyse des offres, l'attribution et, en procédure formalisée, le délai d'attente avant la signature. L'installation du nouveau parc doit enfin être terminée avant la fin de l'ancien marché.

Mis bout à bout, ces temps pèsent souvent plusieurs mois. Les durées varient beaucoup d'un acheteur à l'autre : le tableau ci-dessous est un ordre de grandeur, à ajuster à chaque acheteur que vous connaissez.

Douze mois n'est donc pas trop tôt : c'est le moment où l'acheteur commence à réfléchir, et où il a encore le temps de vous écouter.

Retrouver la date d'échéance d'un marché

La date de fin d'un marché se déduit de sa date de début et de sa durée. Encore faut-il retrouver les deux. Voici les sources, de la plus sûre à la plus indirecte.

1. 1L'avis d'attribution. Pour les marchés dont la valeur atteint les seuils européens, l'acheteur envoie à la publication un avis d'attribution au plus tard trente jours après la signature (article R2183-1 du code de la commande publique). Il indique le titulaire, et souvent la durée.
2. 2L'avis de marché et le DCE d'origine. La durée du marché, ses reconductions éventuelles et la date prévisionnelle de début y figurent en général. Si vous aviez répondu, vous les avez déjà.
3. 3Les données essentielles. À partir de 40 000 € HT, les acheteurs publient les données essentielles de leurs marchés sur le portail national des données ouvertes (article R2196-1) : acheteur, objet, montant, durée et titulaire, notamment.
4. 4La règle de durée. Un accord-cadre passé par un pouvoir adjudicateur ne peut pas dépasser quatre ans, sauf cas exceptionnel dûment justifié, notamment par son objet ou par des investissements amortissables sur une durée plus longue (article L2125-1). Beaucoup de marchés de copieurs prennent cette forme ; d'autres, passés en marché ordinaire, durent cinq ans. Quatre ou cinq ans sont donc des repères, pas des certitudes.
5. 5L'acheteur lui-même. Poser la question est rarement mal pris : « Quand votre marché de copieurs arrive-t-il à son terme ? » ouvre souvent la conversation que vous cherchez.

Notez chaque échéance avec sa source et son degré de certitude. Une date lue dans un avis d'attribution ne vaut pas une date estimée sur la seule durée d'un accord-cadre.

Le sourcing : ce que l'acheteur peut faire, et ce que vous pouvez y gagner

Le code de la commande publique autorise l'acheteur à préparer son marché avec les entreprises : il peut effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, solliciter des avis ou informer les opérateurs économiques de son projet et de ses exigences (article R2111-1). Il peut utiliser les résultats de ces échanges, à condition de ne pas fausser la concurrence ni de rompre l'égalité entre les candidats.

Pour un concessionnaire, c'est l'occasion de montrer son sérieux avant la compétition. Ce qui est utile à l'acheteur :

• un état des lieux de son parc : nombre de machines, âge, formats, volumes réels par site, machines sous-utilisées ou saturées ;
• les évolutions du marché : impression sécurisée par badge, gestion des impressions par service, consommation électrique des machines récentes ;
• les points qui compliquent l'exécution : délais d'intervention intenables sur des sites isolés, volumes estimés trop loin de la réalité, formats rarement utilisés.

Ce qu'il faut éviter : chercher à écrire le cahier des charges à la place de l'acheteur, ou à y glisser les caractéristiques exactes d'un modèle. L'acheteur ne peut pas vous favoriser, et un cahier des charges taillé pour une seule marque se retourne souvent contre celui qui l'a inspiré.

Si vous êtes le titulaire sortant

Le titulaire sortant n'a aucun droit au renouvellement, mais il connaît le parc mieux que personne. Profitez de l'année qui précède l'échéance pour faire un bilan d'utilisation propre : volumes par machine, interventions et délais tenus, consommables livrés. Un acheteur qui a reçu un bilan clair pendant le marché en cours relit votre mémoire technique avec un autre œil.

Être prêt le jour de la publication

Le délai de réponse compte en semaines. Tout ce qui peut être préparé avant l'avis doit l'être :

1. 1Le dossier administratif : Kbis, attestation de vigilance de l'URSSAF, attestation de régularité fiscale, attestation d'assurance, tenus à jour : l'acheteur les demande au candidat retenu, dans un délai court.
2. 2Les références : les marchés comparables que vous avez exécutés, avec l'accord de l'acheteur concerné pour les citer.
3. 3La trame du mémoire technique : organisation du service, délais d'intervention que vous savez tenir, démarche environnementale, formation, déploiement. Elle sera reprise et adaptée aux critères du futur règlement.
4. 4Les prix d'achat et les coûts page des modèles que vous envisagez, pour chiffrer vite le bordereau de prix.
5. 5Une veille active sur l'acheteur : son profil d'acheteur, le BOAMP, et pour les marchés au-dessus des seuils européens, TED.

Le jour de l'avis, lisez le règlement de la consultation en premier : il dit ce qui sera noté, les pièces à fournir, la date limite et s'il y a une visite obligatoire. Posez vos questions tôt : les réponses de l'acheteur sont en général communiquées à tous les candidats, et arrivent parfois tard.

Les erreurs qui coûtent un marché avant même l'avis

• Découvrir l'avis au hasard. Sans veille, un marché de copieurs de votre zone peut passer sans que vous le voyiez, surtout s'il est publié dans un journal d'annonces légales plutôt qu'au BOAMP.
• Se présenter trois semaines avant la date limite. L'acheteur ne peut plus rien changer à son dossier, et ne doit plus rencontrer les candidats en dehors des règles de la consultation.
• Estimer l'échéance sans vérifier. Un marché reconduit une fois de plus que prévu, ou résilié plus tôt, décale tout votre calendrier.
• Oublier les petits acheteurs. Sous 60 000 € HT, un acheteur peut désormais attribuer un marché de fournitures ou de services sans publicité ni mise en concurrence préalables (article R2122-8). Pour ces marchés, il faut être connu de l'acheteur avant qu'il achète.

Ce que fait Winalys

L'échéancier de Winalys fait ce calcul pour vous. Il importe les marchés publiés depuis 2015 sur vos veilles, avec leurs titulaires et leur durée, et estime la date de relance de chacun. Deux alertes réglables vous préviennent : aller voir l'acheteur, 12 mois avant par défaut, puis préparer la réponse, 3 mois avant. Les marchés attendus qui n'ont pas reparu sont signalés « À vérifier » : une bonne occasion d'appeler l'acheteur.

Quand l'avis paraît, la veille BOAMP le remonte selon vos mots-clés et vos départements, et le dossier de réponse commence : DCE lu par l'IA, grille de conformité, mémoire technique, candidature et bordereaux.